You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.

Завантаження...

Доручення підлеглим: як правильно формулювати задачі, щоб їх хотіли виконувати?

Цікаво для роботодавця


Зміст:

  • Якою повинна бути правильно поставлена задача?
  • Чому керівник повинен знати, як призначити завдання підлеглим?
  • Важливі рекомендації щодо призначення завдань підлеглим
  • Поширені помилки при формулюванні та призначенні завдань підлеглим

Стратегія делегування завдань і постановки задач підлеглим — важлива складова успішного і продуктивного виконання бізнесових планів. Мудрий керівник, застосовуючи правильні кроки при роздачі завдань, завжди отримує позитивний результат: дотримання дедлайнів і 100% досягнення цілей компанії.

Якою повинна бути правильно поставлена задача?

В менеджменті існує таке поняття, як SMART-мета. Ця абревіатура містить 5 критеріїв, за якими визначається якісна постановка завдання:

  • S — Specific — Конкретність. Задача повинна бути максимально конкретною і ясною. Необхідно чітко вказати, що саме вимагається зробити, якого результату треба досягти.
  • M — Measurable — Вимірність. Поставити задачу потрібно в числових значеннях, пояснити, в чому саме буде вимірюватись результат.
  • A — Achievable — Досяжність. Завдання повинно бути реалістичне і підсильне співробітнику.
  • R — Relevant — Доречність. Задача має бути важливою, нести у собі сенс. Співробітнику необхідно розуміти, який внесок він робить в успішність компанії, виконуючи завдання.
  • T — Time bound — Обмеженість за часом. Обов’язково потрібно вказати дедлайн для завдання.

Чому керівник повинен знати, як призначити завдання підлеглим?

Схоже, що в наші дні засновники й топ-менеджери зосереджені переважно на можливостях, що виникають завдяки інноваційним технологіям, таким як: оцифровка, штучний інтелект, великі дані, блокчейн, IoT, розширена реальність тощо. Без сумнівів, нові технології приносять багато можливостей для бізнесу, конкурентних переваг і кардинально змінюють наше життя.

Однак, дослідження слов’янської школи менеджменту, університету Стенфорда та професорів Гарвардської бізнес-школи показує: «не важливо, наскільки блискуча стратегія, якщо компанія не може правильно зрозуміти основи роботи».

Дослідники вивчали 12 000 фірм у 34 країнах та виявили, що хороший оперативний менеджмент корелює з високими показниками:

  • + 25% швидший річний приріст;
  • + 75% продуктивності.

Вони також виявили, що:

  • лише 6% компаній мають виключно гарне управління;
  • якість управління значно вища в організаціях, де генеральний директор більше відданий працівникам, ніж зовнішнім зацікавленим сторонам.

Досягнення оперативної майстерності все ще залишається великою проблемою для багатьох організацій. Грамотне управління на практиці нелегко повторити, навіть добре знаючи, як це робити в теорії. В основному, так відбувається через опір персоналу організаційним змінам.

Важливі рекомендації щодо призначення завдань підлеглим

Наведений вище алгоритм SMART є необхідною базою. Однак, крім цієї бази, є кілька важливих рекомендацій, які можуть суттєво вплинути на успіх завдання. Отже, що повинен врахувати кожен керівник при призначенні завдання підлеглому?

1. Наявність ресурсів (гроші, час, люди, технології та інформація) для виконання завдання

Якщо ресурси належать іншому працівникові чи керівникові в компанії, потрібно узгодити з ним передачу необхідної кількості цих ресурсів виконавцю завдання. Також необхідно проконтролювати повне забезпечення виконавця задачі цими ресурсами.

2. Обговорити проблему набагато краще, ніж наказувати

Сучасні компетентні лідери ніколи не наказують, тому що це не ефективно. Основна проблема завдань полягає в тому, що працівник не знає, навіщо і кому потрібен результат його праці. Це демотивує. Крім того, накази не дозволяють працівникові аналізувати ситуацію, проявляти ініціативу та брати на себе відповідальність. Тому працівник не буде орієнтований на результат.

Більше того, якщо щось піде не так, працівник не постарається і не буде брати на себе ініціативу виправити ситуацію. Врешті-решт, працівник не розвивається, і компанія в такому випадку — теж. Таким чином, керівник своїми руками (наказами) руйнує мотивацію підлеглих, блокує професійне зростання співробітників і пригнічує розвиток компанії.

3. Багато місця для ініціативи

Потрібно забезпечити можливість працівникам знайти власний творчий підхід для досягнення поставленої мети. Важливо заохочувати співробітників до ініціативи і ніколи не займатися мікроуправлінням.

4. Уточнювальні питання працівникам

Під час обговорення проблеми або завдання зі своїм підлеглим не потрібно давати готових рішень. Замість цього варто задавати питання відкритого типу, наприклад:

  • Як ви плануєте вирішити проблему (досягти мети)?
  • Які підходи, на вашу думку, можна застосувати для вирішення питання (виконання завдання)?
  • Якому підходу ви віддаєте перевагу?
  • Які переваги та недоліки кожного підходу?
  • Які можливі ризики можуть виникнути?
  • Яка допомога вам потрібна від мене чи інших колег?

Це чудовий спосіб підняти свій авторитет серед підлеглих, оскільки тим самим керівник демонструє довіру, дозволяючи своїй команді аналізувати проблему, а також оцінювати ризики та обирати власний план дій для вирішення проблеми чи досягнення поставленої мети. Більше того, таким чином провідний менеджер розвиває власні тренерські навички.

До речі, у деяких випадках, коли вартість помилки не перевищує значення засвоєного уроку, можна свідомо дозволити працівникові зробити помилку. Іноді ці уроки є найефективнішим способом навчання. Іноді це дешевше, ніж проведення майстер-класу або коучингу із зовнішнім тренером.

Менеджер, який дозволяє своїм підлеглим вчитися, роблячи помилки в контрольованому середовищі, — це безцінний скарб. Якщо комусь пощастить працювати поруч із таким менеджером, її / його уроки стануть, мабуть, найвидатнішим досвідом у професійній кар’єрі. Підлеглі неодмінно оцінять керівника такого рівня і намагатимуться краще й краще виконувати завдання.

5. Контроль продуктивності

Бажано повідомити працівника, як будете здійснюватися контроль за виконанням завдання. Чи буде проміжний контроль? Яка форма звіту потрібна? Якщо письмово, то в якому форматі?

6. Позитив і ввічливість у спілкуванні з підлеглими

Негативний або зухвалий тон мови, збільшення голосу чи крику, образи та погрози при призначенні завдань працівникам — це ознаки некомпетентності керівника. Завдання, які були призначені таким чином, не будуть виконані добре, а команда не буде високопродуктивною. Якщо раптом помітили в собі таку руйнівну поведінку, потрібно розвинути свої навички самоконтролю та управління людьми.

7. Зворотній зв’язок

Варто подякувати своєму підлеглому чи колективу, якщо робота виконана дійсно добре. Визнання заслуг (навіть за допомогою звичайного «спасибі») важливе для зміцнення авторитету та впливу лідера. У випадку, якщо команда або підлеглий не справились із завданням, потрібні конструктивні відгуки.

Поширені помилки при формулюванні та призначенні завдань підлеглим

Без дотримання алгоритму та важливих рекомендацій при призначенні завдання працівникові, є дуже малі шанси, що завдання буде виконано відповідно до очікувань. Кожна з найпоширеніших помилок випливає з порушення алгоритму чи рекомендацій, описаних вище.

Ось найпоширеніші помилки, які не дозволяють забезпечити виконання доручень:

  • використання наказів та інструкцій замість того, щоб задавати питання та слухати відповіді;
  • запитання закритого типу;
  • припущення, що підлеглі повинні вгадати, що керівник має на увазі;
  • ігнорування критеріїв SMART;
  • заміна конкретних термінів невиразними, наприклад: “швидко”, “терміново”, “коли у вас є час”, “потрібно зробити вчора” тощо;
  • відсутність альтернатив, прикладів і пояснень;
  • ігнорування уточнювальних запитань працівника;
  • надання формальних або агресивних відповідей, наприклад: “Тому що я це сказав!”;
  • ігнорування добре виконаної роботи;
  • прохання іншої людини виконати те саме завдання.

Дуже вдалий приклад того, як керівники не повинні ставити завдання своїм підлеглим, можна знайти у фільмі «Диявол носить Prada». 

На жаль, наше суспільство недооцінює силу та загрозу від такої пропаганди некомпетентності управління. Як результат — збільшення кількості керівників, які не знають, як грамотно призначити завдання підлеглим. Або ще гірше: деякі менеджери це знають, але все-таки переконані, що ці знання марні.

Незважаючи на всі труднощі, кількість компетентних керівників зросте завдяки наполегливій праці багатьох вчених з управління та практиків у всьому світі. Тому, зокрема, грамотно буде поставлено більше завдань. А це, у свою чергу, призведе до:

  • більшого задоволення від роботи;
  • здоровішого середовища у команді чи компанії;
  • зростання якості роботи;
  • підвищення продуктивності праці;
  • зменшення збитків від некомпетентності управління.

Усі ці позитивні зміни призведуть до помітно підвищених переваг та ключових показників бізнесу кожної компанії.



Отримуйте корисну інформацію на email!